FreshHub: nối đơn Excel với mua hàng, phân bổ và giao nhận

Từ vấn đề thực tế đến cách làm phù hợp.

Kho & giao hàng

Tồn kho lệch, khó tìm hàng, giao thiếu hoặc trễ hẹn.

Rà soát luồng nhập — lưu — xuất
Chuẩn hóa kiểm kê và bàn giao

Quy trình & Lean

Làm rõ trách nhiệm, giảm chờ đợi và những bước không tạo giá trị.

Thiết kế SOP và checklist
Cải tiến trong phạm vi nhỏ

Dữ liệu & công nghệ

Kết nối dữ liệu với nhu cầu báo cáo và quyết định vận hành.

Thống nhất dữ liệu và chỉ số
Chọn công cụ theo quy trình

Hiểu đúng bài toán. Chọn đúng bước tiếp theo.

Khảo sát mục tiêu, quy trình và dữ liệu hiện tại.

Đề xuất cách làm, trách nhiệm và tiêu chí đánh giá.

Thử nghiệm trong phạm vi nhỏ, theo dõi rồi điều chỉnh.

Chuẩn bị cho buổi trao đổi: quy mô đội ngũ, khó khăn chính, kết quả mong muốn và công cụ đang sử dụng.

FreshHub

SaaS Mini SCM cho nhà phân phối hàng fresh: nối đơn Excel, mua hàng, phân bổ, kho nhẹ, kế hoạch giao và đối chiếu cửa hàng/nhà cung cấp. Backend MVP có luồng xuyên suốt các phân hệ lõi; cần hoàn thiện và kiểm chứng trước khi vận hành thương mại.

Thông tin demo và kênh tư vấn sẽ được bổ sung khi có địa chỉ chính thức.

Mỗi ngày, nhà phân phối nhận nhiều file Excel từ cửa hàng. Nhập được file mới là bước đầu; phần khó hơn là giữ thông tin nhất quán khi đơn đi qua mua hàng, chia hàng, kho và giao nhận.

FreshHub hướng tới kết nối chuỗi công việc này, để một dòng đơn có thể được theo dõi đến kết quả đối chiếu cuối cùng.

1. Đơn Excel cần trở thành dữ liệu có thể truy lại

Các mẫu file có thể khác tên cột, mã cửa hàng, mã hàng và đơn vị tính. Nếu sửa tay rồi ghi đè, doanh nghiệp khó biết một con số bắt đầu từ đâu.

Luồng thiết kế của FreshHub bắt đầu bằng tiếp nhận, chuẩn hóa và kiểm tra dữ liệu. Dòng cần xác minh phải được nhận diện trước khi đưa vào xử lý tiếp.

Truy vết dữ liệu gốc giúp phân biệt lỗi trong file đầu vào với thay đổi phát sinh sau khi nhận đơn.

2. Xác nhận đơn trước khi phối hợp mua và phân bổ

Đội mua cần biết nhu cầu nào đã xác nhận. Đội kho và điều phối cần cùng nhìn lượng hàng được phân bổ, phần còn thiếu và quyết định xử lý.

Ví dụ minh họa: một cửa hàng đặt 100 kg, nhưng chỉ có thể phân bổ 80 kg. Phần thiếu 20 kg cần được ghi nhận và có người quyết định mua bổ sung, điều chỉnh lịch hoặc trao đổi với khách.

Nếu chỉ sửa số 100 thành 80 trong một file, doanh nghiệp có thể mất dấu nhu cầu ban đầu và lý do thay đổi.

3. Kho và giao hàng cần cùng dùng thông tin có hiệu lực

Quản lý kho nhẹ trong phạm vi thiết kế phục vụ luồng phân phối. Kế hoạch giao cần bám theo lượng đã phân bổ và những thay đổi được thống nhất.

Điều cần kiểm chứng trong pilot là các bộ phận có tiếp tục phải xuất file, sửa riêng rồi gửi lại cho nhau hay không. Nếu có, cần xác định đó là thiếu chức năng, dữ liệu chưa chuẩn hay quy trình chưa thống nhất.

4. Giao xong chưa có nghĩa là đã chốt

Lượng cửa hàng xác nhận có thể khác lượng xuất. Chênh lệch cần được giải thích và đối chiếu bằng bằng chứng phù hợp.

Với ví dụ trên, nếu chỉ được xác nhận 78 kg, cần tách rõ 20 kg chưa phân bổ và 2 kg chênh lệch khi giao. Hai phần này có thể có nguyên nhân và trách nhiệm khác nhau.

FreshHub hướng tới đối chiếu cả phía cửa hàng và nhà cung cấp. Số phải trả NCC là kết quả vận hành đã thống nhất, được xuất sang phần mềm kế toán; không thay thế hạch toán.

5. Một luồng liền mạch cần được đo

Chỉ số trọng tâm đề xuất là tỷ lệ dòng đơn đủ điều kiện đi từ nhập file đến chốt giao nhận mà không phải sửa bằng Excel bên ngoài.

Theo dõi thêm thời gian từ nhận file đến xác nhận đơn và số chênh lệch chưa giải quyết. Các chỉ số này giúp tìm nơi công việc đang bị ngắt quãng.

Phạm vi rõ trước khi triển khai

FreshHub hiện là backend MVP có luồng xuyên suốt các phân hệ lõi. Khả năng đáp ứng quy trình thực tế cần được kiểm chứng trong pilot.

Co.opmart, Winmart và MM Mega Market là nhóm mẫu dữ liệu trong định hướng hỗ trợ, chưa phải đối tác tích hợp được xác nhận. Sổ cái kế toán, POS và tối ưu vận tải chuyên sâu nằm ngoài phạm vi sản phẩm.

Logithink – Logistics thực chiến & vận hành thực phẩm tươi.